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LINE 官方帳號多人管理最佳選擇:CAAC 完成跨團隊、跨 OA 整合

LINE 指南 • Jan 30, 2024 11:50:00 AM • Written by: Liam Fang

LINE 官方帳號多人管理最佳選擇:CAAC 完成跨團隊、跨 OA 整合

你的 LINE 官方帳號也一樣有回不完的訊息,所以同時有很多人在經營嗎?或是,你也為了不同門市專櫃、不同功能,而開設了許多官方帳號,卻難以統一管理顧客訊息、以及回覆訊息的每個專員嗎?

本文將介紹市面上 CP 值最高、功能最齊全的 LINE OA 多人管理工具「CAAC」的 3 大功能與使用情境。不只帶你分析 CAAC 比 LINE 原生後台多了哪些功能,也帶你看真實的業界案例是如何應用 CAAC,來優化 LINE OA 上的團隊協作,進而節省 6 倍訊息回覆時間,並提升顧客體驗。

目錄

CAAC 團隊管理平台 v.s. LINE 原生後台

首先,先快速了解在「LINE 訊息多人管理」上,CAAC 比 LINE 原生後台多了哪些優勢:

  CAAC LINE 原生後台
手機回覆 ✔️ ✔️
釘選訊息、用戶 ✔️(可分類、搜尋) ✔️(無法釘選訊息)
自動回應 ✔️ ✔️
快速回覆模板 圖、文、影片、檔案 文字
好友標籤 無上限 10 個
權限管理角色數 5+ 4
專員綁定 ✔️  
團隊成員管理 ✔️  
關鍵字訊息指派特定專員 ✔️  
多分店、多 OA 整合管理 ✔️  
整合 FB/IG 訊息管理 ✔️  
AI 助理(訊息擴寫、範本推薦) ✔️  
客製化管理角色 ✔️(企業方案)  

若想了解 CAAC 與 LINE 本身更細節的差異,歡迎參考《LINE 管理後台大解密,教你申請、用 CAAC 高效經營 LINE OA》一文或 CAAC 官網介紹。本文僅說明與多人管理最相關的「一站式整合訊息」、「權限管理」、「指派與綁定專員」CAAC 3 大功能。

CAAC 多人管理工具 3 大功能:一站式整合訊息、權限管理、指派與綁定專員

CAAC 之所以能成為最好的多人團隊訊息管理工具,是因為它同時做好「訊息整合」與「權責管理」。「一站式整合訊息」功能協助完成訊息整合,「專員權限管理」與「指派與綁定專員」則分別對應到團隊的「權」「責」管理。

1. 一站式整合訊息

當品牌擁有多分店、門市(例如:健身房、精品/美妝產業)、不同的組織功能(例如:美容診所同時有業務、醫生、行政專員),客人的訊息可能因此如下圖所示,散布在不同的 LINE 官方帳號(LINE OA)中。因此分別造成「營運管理」和「顧客體驗」方面的幾個嚴重問題:

  1. 顧客不清楚要使用哪一個 LINE OA 才能得到回覆:導致 LINE 訊息管理者需要額外花時間引導好友至別的 OA,顧客也因此感受到更高的溝通成本,體驗不佳。
  2. 相同顧客在不同 OA 的訊息無法順暢流通:導致 LINE 訊息管理者無法完整了解顧客之前傳送過的所有訊息,需要額外詢問顧客,顧客也因此需要重複打字說明需求。
  3. 顧客訊息散布在不同 LINE 帳號與後台系統中:導致 LINE 訊息管理者須不斷切換帳號,無法用同一個介面管理所有訊息,更不用提方便地讓所有 LINE 訊息回覆人員共用設定好的自動回覆功能,以及用來快速回覆的模板範本。此外,這也導致品牌無法有效整合顧客的需求、建立完整的消費者輪廓,使得品牌難以進行後續的精準溝通。

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示意圖:CAAC 如何整合官方帳號,達成有效得多人多店多部門管理

整體來說,當品牌使用多個 LINE OA 分別、分開管理 LINE 訊息,將導致訊息管理的麻煩,也導致回覆訊息的效率不佳,進而使得顧客體驗下滑,無法獲得及時且精確的回覆。而 CAAC 能讓你整合多個 LINE OA,讓所有「門市銷售人員」、「客服人員」、「小編」都能統一使用一個系統介面,來管理你的品牌 LINE OA。

2. 專員權限管理

延續上一段,你可能會擔心:如果不管哪個分店、哪個職能的人員,都能夠登入 CAAC 來管理同一個帳號,那麼客人的訊息將會沒有隱私,回覆訊息的人員也可能會越權,不小心處理到不屬於他管轄的訊息。

不過不用擔心,CAAC 的權限管理功能讓你能夠自由定義至少 5 種的不同權限,也能夠將專員設定為不同權限。例如讓門市專員只能看到屬於該門市的訊息,跨地區的中央單位主管則能同時看到所有門市的訊息。

此外,若你的品牌有在使用官方帳號的人同時包含行銷部門與銷售/客服部門,你也可以同時讓兩個部門各自使用 MAAC 行銷平台CAAC 對話平台來管理消費者數據資料與訊息。如此一來,兩個部門的動作與權限不會互相干擾,卻又能共享彼此建立的顧客資料、對話紀錄,因此能發揮跨部門綜效,一起蒐集與運用完整的顧客名單與輪廓。

3. 指派、轉派與綁定專員服務

當品牌 LINE 好友多、訊息數量多,管理訊息的團隊龐大,就很難單用 LINE 原生後台完成有效的團隊管理。當不同的訊息管理專員登入到 LINE 原生後台時,他們很難確認哪一則訊息應該由誰負責回覆,主管也很難清楚明確的分配訊息給不同的專員。然而,透過訊息指派、轉派與綁定專員服務,團隊更能有效的分工,劃分責任範圍。

  • 訊息指派

CAAC 中權限較高的管理者,能夠將客戶訊息「手動指派」給特定專員或特定團隊。此外,也能使用「自動指派」功能,將包含「特定關鍵字」的訊息指派給「特定專員」。以下為包租代管平台「租寓(ZUYOU)」使用 CAAC 進行訊息整合與訊息指派的案例示意圖:

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租寓團隊共用一個 LINE OA 後,有了 CAAC 多個團隊協作功能,解決以往資訊交接不清的問題,指派功能也讓分工更清楚、更便於團隊輪班處理訊息,也減少因漏回、慢回訊息導致顧客體驗不佳而錯失商機的困擾。

跳轉看《租寓》完整案例

  • 綁定專員

綁定專員則是專門設計給使用 CAAC 的銷售與客服專員。每一位使用 CAAC 的專員都能夠擁有一個專屬的 QRcode,讓專門服務的客人能夠在掃碼加入 LINE OA 時,就自動綁定專員,確保客戶能被同一位專員服務。

 

  • 轉派

轉派則是當專員休假或離職時,可以將手上的客戶訊息轉派給另一個專員,而且訊息紀錄與顧客檔案能被完整地轉移,讓交接過程輕鬆順暢地被完成,也不會造成顧客等待訊息回覆的體驗不佳。

轉派查詢

前往 CAAC 官網,了解完整資訊

當 LINE 官方帳號需要多人團隊來管理,實際面臨的狀況將更為複雜,每個品牌也將遇到不同的應用情境。如何跨分店、跨職能、跨時空地管理訊息,將會是一大挑戰。與其憑空想像,不如來看看其他品牌是怎麼做的吧!

品牌真實案例:用 CAAC 完成 LINE 官方帳號多人管理,節省 6 倍回訊時間

「租寓 Zuyou」致力提供高品質房源與租屋體驗,期望透過數位科技,更有效率地管理、開發房源,並利用自媒體傳播正確的租屋理念和知識,讓相對傳統的不動產市場邁向數位化、科技化。

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租寓以 LINE 官方帳號作為主要的互動管道,導入漸強 CAAC 後,將原先為 4 個不同服務各設立的 LINE 帳號,成功整併為 1 個 LINE OA。再透過團隊管理、自動指派、AI 助理等提高 6 倍訊息回覆效率,實現以科技提升客戶租屋體驗的願景。

租寓數據

看完整案例:租寓將 4 LINE 官方帳號整合為一!打造自動化體驗,客服效率 +85%、封鎖率僅 7%

延伸閱讀:減少 LINE 回覆時間 50%,增加每則訊息的價值!

Liam Fang

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